Encaissement des loyers : comment ça marche ?

Encaissement des loyers : comment ça marche ?

Les modalités d’encaissement des loyers

Le loyer est une somme d’argent versée en contrepartie de l’utilisation d’un bien. En matière immobilière, l’utilisation consiste à occuper un logement mis à disposition par le propriétaire. Comment se passe l’encaissement du loyer une fois le contrat de bail signé ?

Le contrat de location définit les modalités de paiement du loyer

Le contrat de location ou bail est le document qui régit les relations entre vous, propriétaire-bailleur, et votre locataire. Des clauses concernent plus particulièrement le loyer et établissent notamment :

  • son montant mensuel ;
  • le montant des charges éventuelles ;
  • la manière dont est révisé le loyer chaque année (en général une fois par an et seulement si cette clause est indiquée dans le bail) ;
  • les modalités de paiement (date et moyen utilisé).

Le locataire peut régler son loyer en utilisant le mode de paiement de son choix : vous ne pouvez donc pas lui imposer le prélèvement automatique, par exemple. Si cette clause figure dans le bail, elle est considérée comme abusive et donc nulle.

Bon à savoir : Vous pouvez fixer librement le montant de votre loyer, sauf si votre appartement ou votre maison se trouve dans une zone concernée par un dispositif d’encadrement des loyers. Ces derniers ont été mis en place par la loi ALUR et visent à plafonner les prix à la location.

À quelle date demander le paiement du loyer ?

Le bail peut fixer le paiement du loyer « à terme échu », c’est-à-dire que la somme versée concerne le mois qui vient de se terminer. La situation la plus fréquente est un règlement d’avance ou « à échoir » : le locataire règle son loyer pour le mois à venir.

Bon à savoir : Vous pouvez demander un versement trimestriel, mais si le locataire veut payer mensuellement, vous ne pourrez pas le lui refuser.

Le bail précise la date d’échéance, c’est-à-dire la date à laquelle le locataire devra payer son terme (par exemple le 5 ou le 25 du mois). Celle-ci peut se fixer d’un commun accord lors de la conclusion du contrat, afin de prendre en compte par exemple le versement du salaire ou des allocations au locataire.

Vous pouvez envoyer un avis d’échéance chaque mois pour signifier à votre locataire qu’il doit payer son loyer, mais ce n’est pas obligatoire. Le locataire doit, en théorie, régler spontanément son dû sans que vous ayez besoin de le lui rappeler.

Quand commence le paiement du loyer ?

Le point de départ du paiement du loyer est la date à laquelle le locataire prend possession du logement, c’est-à-dire le jour où celui-ci reçoit les clés lors de l’état des lieux d’entrée. Même si le locataire emménage quelques jours ou semaines plus tard, c’est la remise des clés qui sert de date de départ.

Le bail peut donc être signé bien avant la remise des clés, cela permet d’ailleurs au locataire de souscrire une assurance habitation.

Dès lors que le locataire a reçu les clés, il doit vous payer le premier mois de loyer. Si l’entrée dans les lieux intervient alors que le mois est commencé, on calcule le loyer au prorata du nombre de jours à partir de la remise des clés.

Quels modes de paiement sont possibles pour un loyer ?

Le locataire dispose de quatre moyens de paiement pour régler son loyer et il peut choisir celui qui lui convient.

  • Payer son loyer en espèces : C’est possible si le montant du loyer et des charges n’excède pas 1 000 € par mois. Pour garantir la traçabilité du paiement, une quittance de loyer est obligatoire afin d’attester du paiement.
  • Régler son loyer par chèque : Le locataire vous transmet un chèque du montant du loyer à la date d’échéance. L’encaissement du chèque constitue une preuve de paiement, mais il est conseillé d’attendre une quinzaine de jours avant de produire une quittance, car le chèque peut être sans provisions.
  • Le paiement du loyer par virement est un mode de règlement très sécurisé, puisqu’il n’est pas opposable. Pour cela, il suffit de transmettre au locataire un RIB ou IBAN pour qu’il puisse effectuer son virement chaque mois.
  • Le prélèvement automatique est le plus rassurant pour le propriétaire, puisque c’est lui qui prélève le montant du loyer directement sur le compte bancaire du locataire. Néanmoins, cette procédure nécessite l’accord de ce dernier et vous ne pouvez pas le lui imposer.

En cas de retard de paiement, vous ne pouvez pas facturer de frais, même si cela est prévu dans le bail (il s’agit alors d’une clause abusive). En revanche, si votre locataire paie régulièrement son loyer en retard, vous êtes en droit de ne pas renouveler le bail pour motif légitime et sérieux (consultez notre article sur les impayés de loyer).

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