Les charges locatives ou charges récupérables par le propriétaire peuvent être calculer de deux manières : soit elles sont fixées forfaitairement, soit elles sont fixées au réel (ce qui entraîne une régularisation des charges annuellement). Cela dépend en partie de la nature du logement (bien meublé ou logement nu) et du choix du propriétaire. Explications.
Location vide : les charges locatives au réel
Dans le cadre d’une location nue, les charges locatives sont obligatoirement récupérables pour leur montant réel. Toutefois, on ne peut pas connaître le montant mois par mois. C’est pourquoi on parle de provision de charges : chaque mois, le locataire verse un montant fixé par le propriétaire et clairement stipulé dans le bail.
Comment fixer le montant de la provision pour charges locatives ?
Le montant de la provision pour charge est fixé sur la base du relevé de compte de copropriété adressé annuellement au propriétaire et dans lequel figurent les dépenses de la copropriété.
Certains syndics isolent directement les charges récupérables du reste des dépenses (cf image ci-dessous). Dans ce cas, il faut éventuellement ajuster ce montant avec le budget prévisionnel du syndic et le diviser par 12. Le montant divisé sera donc celui des charges que le locataire devra régler avec le loyer chaque mois.
Si le syndic n’a pas isolé les charges récupérables, il faut regarder parmi les dépenses ce qui relève des charges locatives (cf article sur la répartition des charges locatives).
Pour une première mise en location, pour estimer le montant de la provision de charges, demandez au voisinage.
Régularisation annuelle des charges
Le propriétaire doit régulariser les charges annuellement, c’est-à-dire comparer le montant total payé par le locataire avec les dépenses réelles de la copropriété :
- Soit le montant payé par le locataire est supérieur et le propriétaire procède au remboursement du trop-perçu
- Soit les provisions de charges réglées ne couvrent pas le montant des dépenses et le propriétaire demande le complément au locataire. Il peut aussi réajuster la provision à la hausse en justifiant également du budget prévisionnel du syndic.
Naturellement, la demande de régularisation doit être accompagnée des justificatifs adéquats.
Régularisation des charges locatives au départ du locataire
Le dernier cas de figure à envisager est celui du départ du locataire. En effet, le départ ne correspond pas nécessairement à l’arrêt des comptes du syndic de copropriété qui est fait une fois par an seulement.
Le propriétaire peut alors conserver jusqu’à 20 % du dépôt de garantie et, de fait, dépasser le délai auquel il doit normalement le restituer au locataire (1 mois si l’appartement n’a subi aucune dégradation, 2 mois en cas de dégradations constatées).
Une fois que le syndic de copropriété a arrêté les comptes de l’année en cours, le propriétaire procède à la régularisation en piochant, si besoin, dans les 20 % du dépôt de garantie qu’il a conservé. Sinon, il le rend au locataire.
Location meublée : les charges locatives au réel ou au forfait
Pour les locations meublées, le propriétaire a le choix : soit il les calcule au réel, comme pour la location nue, soit au forfait.
Charges récupérables au réel pour la location meublée
Pour les charges locatives au réel, cela fonctionne exactement comme pour la location nue. Il vous suffit donc de (re)lire le début de cet article.
Paiement des charges locatives au forfait
L’autre option est de choisir des charges forfaitaires. Le propriétaire définit une somme fixe que devra régler le locataire chaque mois, sans se soucier du montant des charges réelles. Les charges locatives au forfait ne sont pas suivies d’une régularisation annuelle. Le montant choisi est fixe et ne varie plus, il peut seulement être indexé, au même titre que le loyer, à condition de le prévoir dans le contrat.
Cette méthode a le mérite d’être simple. Toutefois, il faut faire très attention dans le choix du montant des charges. Il faut qu’il ne soit pas disproportionné au regarde des services proposés (sans quoi vous ne louerez pas votre bien) ni minimisé. Le risque à éviter est celui d’un montant qui ne couvrirait pas les charges dans leur totalité : dans la mesure où aucune régularisation n’est possible, la différence serait irrécupérable.
Il ne faut pas non plus oublier de prendre en considération la taxe d’enlèvement des ordures ménagères qui figure dans la taxe foncière (cf image ci-dessous). Elle fait partie des charges locatives et à ce titre doit être inclue au montant du forfait.
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